# Empleados (/docs/manual/empleados)



El módulo de Empleados está dentro de cada empresa. Ahí vive la ficha laboral de la persona, que es
distinta de su usuario del sistema: hay empleados sin cuenta y cuentas sin empleado.

## Qué guarda una ficha [#qué-guarda-una-ficha]

**Identificación.** Nombre, tipo y número de documento. La cédula es única dentro de la empresa. La
misma cédula en otra empresa del grupo es válida, porque son plantillas distintas.

**Datos personales y de contacto.** Los del perfil, incluida la foto laboral y el banco donde se le
paga.

**Vigencia laboral.** Sucursal, cargo y compensación, con fecha de inicio y, cuando termina, fecha de
fin. La compensación son tres montos mensuales en dólares: sueldo base legal, cestaticket y
complemento de alimentación y transporte.

**Historial.** Un cambio de cargo, de sucursal o de salario no sobrescribe lo anterior: cierra la
vigencia y abre una nueva. Gracias a eso, una quincena vieja se puede recalcular con los valores que
estaban vigentes en esas fechas.

## Cargar la plantilla desde Excel [#cargar-la-plantilla-desde-excel]

La importación trabaja con previsualización. Antes de escribir nada, el sistema clasifica cada fila:

| Clasificación | Qué hace al confirmar                         |
| ------------- | --------------------------------------------- |
| Nueva         | Crea empleado, perfil y vigencia inicial.     |
| Actualizable  | Actualiza nombre y campos seguros del perfil. |
| Sin cambios   | La ignora.                                    |
| Conflicto     | No la aplica y la reporta, con el motivo.     |

La identidad de la importación es empresa más tipo y número de documento. Esa es la razón de fondo
de varias reglas que conviene tener claras:

* Una cédula existente ya no bloquea el archivo. Antes obligaba a corregir la ficha a mano.
* Cédula, cargo, sucursal y fechas laborales no se cambian por importación, porque tienen sus propios
  flujos y dejan historial.
* Una celda vacía conserva el valor que ya estaba. Si no traes el dato, no se borra.
* Que una persona no aparezca en el archivo no la archiva ni la liquida. El archivo no es un
  reemplazo de la plantilla.
* Un empleado archivado no se reactiva por importación.
* Si hay filas con problema, la descarga de correcciones trae también las filas válidas, para no
  perder las altas al volver a subir el archivo.

Un empleado puede cargarse por archivo de su empresa o dentro de un libro consolidado con una hoja
por empresa.

## Archivar [#archivar]

Archivar da de baja al empleado sin borrarlo. Sus pagos, documentos y amonestaciones anteriores se
conservan, y el historial de la vigencia cerrada queda intacto. Para dar de baja definitiva está la
liquidación, que es otro módulo y otro documento.

## Si algo no cuadra [#si-algo-no-cuadra]

* **No encuentro a la persona.** Revisa la empresa seleccionada y si su vigencia está cerrada. Un
  empleado archivado no aparece en los listados activos.
* **El sistema rechaza una cédula.** Ya existe en esa empresa con otro tipo o número de documento, o
  la fila viene en conflicto en la previsualización.
* **El salario no coincide con el contrato.** Revisa la vigencia vigente a la fecha que estás
  mirando, no la última cargada. Los cambios crean vigencias nuevas con fecha de inicio.